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Factura POS y Factura electrónica: diferencias que debes saber

En el contexto fiscal de Colombia, entender las diferencias entre la factura POS y la factura electrónica es crucial para los contribuyentes. Este artículo busca esclarecer las principales diferencias entre estos dos tipos de documentos fiscales, especialmente luego de la Resolución 0165 de 2023, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Si tienes un negocio de ventas minoristas, conocer estas diferencias te ayudarán a emitir comprobantes comerciales adecuados para que tus clientes puedan realizar deducciones fiscales y, además, que puedas cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN. Te explicamos cómo un Sistema POS facilita tu facturación.

Cambios que establece la Resolución 0165 de 2023

Para entender por qué es importante diferenciar ambos tipos de factura, es necesario conocer la Resolución 0165 de 2023, establecida por la DIAN, que marca un punto de inflexión en la facturación en Colombia, donde destaca la importancia de adoptar tecnologías que apoyen la emisión de comprobantes electrónicos:

  • Documento Equivalente Electrónico (DEE): Introduce el DEE para reemplazar los tiquetes de máquina registradora con sistema POS, en ciertos casos.
  • Adopción Obligatoria del Anexo Técnico 1.9: Todos los emisores de factura electrónica deben actualizar sus sistemas para alinearse con la versión 1.9 del Anexo Técnico.
  • Nuevas Obligaciones para proveedores tecnológicos: Refuerza la necesidad de que los proveedores de sistemas de facturación electrónica estén certificados por la DIAN.

Ahora que conocemos la importancia del tema, vamos a explicar en qué consiste cada una de las facturas:

¿Qué es una Factura POS?

Una factura POS (Point of Sale) se emite mediante Sistemas de Punto de Venta y es común en comercios minoristas. Tradicionalmente, estos sistemas permiten a los negocios gestionar ventas, inventario y a veces incluyen funcionalidades de contabilidad.

Las facturas generadas por sistemas POS, funcionan como un comprobante de compra y están diseñadas para facilitar transacciones rápidas, siendo ideal para entornos de venta al por menor donde la eficiencia es crucial.

Características principales de la Factura POS

  • Emisión Inmediata: Se generan en el momento de la venta directamente en el punto de servicio.
  • Simplificación de datos: Suelen contener información básica sobre la transacción, como descripción del producto, cantidad, precio y total de la venta.
  • No contienen datos de identificación del cliente: se emite en el momento de una compra minorista, como parte de un proceso ágil.
  • Contiene información del comercio: Nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT (Número de Identificación Tributaria) del vendedor.
  • Utiliza un hardware específico: Requieren de dispositivos como impresoras de tickets o terminales de venta con lector de código de barras.
  • Posibilidad de almacenamiento físico: debido a que están impresas, tradicionalmente los negocios pueden almacenar una copia.
  • Contiene datos sobre la exclusión del IVA, una numeración consecutiva, el cual debe incluir la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia; así como la fecha y hora de expedición.

¿Qué es una Factura Electrónica?

Por otro lado, la factura electrónica es un documento digital que cumple con todas las regulaciones fiscales de Colombia y es reconocido por la DIAN como un documento válido fiscalmente para soportar transacciones comerciales y comprobar gastos deducibles.

Esta debe ser generada, transmitida y conservada digitalmente, usando formatos estándar que permiten su intercambio y verificación automática: un archivo XML y una versión en formato PDF.

Características principales de la factura electrónica

  • Cumplimiento de normativas: Debe seguir el formato establecido por la DIAN y contener todos los requisitos legales.
  • Transmisión a la DIAN: Se envían electrónicamente al sistema de la DIAN para su validación.
  • Seguridad y trazabilidad: Cuentan con códigos únicos que permiten su seguimiento y verificación, asegurando la autenticidad e integridad del documento.
  • Contiene datos como nombre y NIT del vendedor y el comprador o, en su caso, tipo y número de documento de identidad.
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  • También especifica la fecha y hora de generación y de expedición, así como la forma y medio de pago y el valor total de la operación.
  • Especifica la cantidad y descripción de los bienes vendidos o los servicios prestados, así como un código que permite la identificación de los mismos.
  • Incluye firma digital, e indica el CUFE (Código Único de Factura Electrónica), así como el código QR, cuando se trata de la representación gráfica digital o impresa (PDF).
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  • Contiene apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software y el nombre del software.

Diferencias clave entre la Factura POS y Factura Electrónica

Revisemos las principales diferencias entre ambos tipos de comprobantes:

  • Propósito y uso: La factura POS es ideal para ventas al detalle y transacciones rápidas, mientras que la factura electrónica es obligatoria para transacciones que requieren cumplimiento fiscal completo.
  • Alcance y detalle de información: La factura electrónica contiene detalles más exhaustivos requeridos por la ley, en comparación con la información más general de una factura POS.
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  • Tecnología y seguridad: La tecnología de factura electrónica incluye funciones de seguridad avanzadas como firma digital, mientras que la tecnología POS es más susceptible a problemas de seguridad física.
  • Las facturas electrónicas se pueden almacenar en la nube, en formato digital, por lo que no tienen que ser impresas necesariamente.

¿Cómo emitir facturas electrónicas válidas?

Una herramienta indispensable es contar con un sistema de facturación electrónica, válidado por la DIAN. Uno de los más importantes en Colombia es Siigo POS que, en línea con el nuevo reglamento, puede ser contratado con un sistema de facturación electrónica: Sistema POS + facturación electrónica.

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La generación del documento se puede resumir en un proceso de 5 pasos:

  1. Generación: Crea la factura electrónica con toda la información de la transacción, como datos de tu empresa, del cliente, productos o servicios, impuestos, etc. Recuerda que el formato establecido por la DIAN es XML.
  2. Transmisión: Envía la factura electrónica y, si es necesario, las notas de crédito o débito a la DIAN. Puedes hacerlo directamente a través de su plataforma o mediante un proveedor tecnológico autorizado.
  3. Validación: La DIAN revisa la factura para verificar que cumple con todos los requisitos legales y técnicos. Si hay algún error, te lo notificará para que lo corrijas.
  4. Aceptación: ¡Listo! Una vez que la DIAN valida la factura, la aprueba y te la devuelve.
  5. Expedición: Envía la factura electrónica ya validada a tu cliente por correo electrónico o a través de un dispositivo electrónico.

Conclusión

Para los negocios en Colombia, la elección entre un sistema POS y un sistema POS equipado con un sistema de facturación electrónica y certificado por la DIAN no solo influye en la eficiencia operativa, sino también en su conformidad con las regulaciones fiscales.

Con los cambios recientes, es más importante que nunca asegurarse de que los sistemas utilizados estén actualizados o tengan la tecnología necesaria para generar los documentos fiscales que la DIAN requiere. Esto garantizará que las facturas emitidas sean válidas para deducciones fiscales y evitará posibles sanciones por incumplimiento.

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