¿Qué es la Apostilla y cómo se solicita?

La globalización ha facilitado la movilidad internacional, ya sea por motivos de estudio, trabajo, negocios o residencia. Sin embargo, este intercambio cultural y profesional trae consigo la necesidad de validar la autenticidad de documentos fuera del país de origen.

En Colombia, este procedimiento se realiza a través de la apostilla, un trámite esencial para aquellos que buscan reconocimiento internacional de sus documentos. Aquí exploramos qué es la apostilla, qué documentos aplica y cómo es el proceso para obtenerla.

¿Qué es la Apostilla?

La apostilla es un sello o certificación que se adhiere a documentos públicos para validar su autenticidad en el ámbito internacional. Este proceso se rige por el Convenio de La Haya de 1961, del cual Colombia es parte.

La apostilla certifica la firma del documento, la capacidad en la que actuaba el firmante del documento y, en su caso, la identidad del sello o timbre que lleva el documento.

Documentos que Aplican para la Apostilla

La apostilla en Colombia se puede aplicar a una amplia gama de documentos públicos, incluyendo:

• Actas de nacimiento, matrimonio y defunción.
• Documentos de identidad y estado civil.
• Títulos académicos y certificados de estudio.
• Actos notariales.
• Documentos judiciales.
• Documentos administrativos.
• Patentes y otros registros emitidos por entidades públicas.

Es importante mencionar que los documentos deben estar en regla y completos antes de solicitar la apostilla.

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Diferencia entre Apostilla y Legalización

La apostilla y la legalización son dos procesos utilizados para certificar la autenticidad de documentos públicos para que sean reconocidos en el extranjero. Aunque ambos buscan el mismo objetivo, existen diferencias clave en cuanto a su aplicación, procedimiento y los países en los que cada uno es válido. A continuación, se detallan las principales diferencias entre apostilla y legalización:

Apostilla

• Aplicabilidad: El proceso de apostilla se aplica entre los países firmantes del Convenio de La Haya de 1961. Este convenio simplifica el proceso de validación de documentos para su uso internacional, permitiendo que un documento apostillado en un país miembro sea reconocido automáticamente en otro país miembro sin necesidad de legalización adicional.
• Proceso: La apostilla consiste en la colocación de una estampa o sello (físico o electrónico) en el documento, que certifica la firma del funcionario, la capacidad en la que actuó el firmante del documento y, en su caso, la autenticidad del sello o timbre que lleva el documento. Este proceso generalmente se realiza a través de una autoridad designada por el país, como el Ministerio de Relaciones Exteriores o su equivalente.
• Objetivo: Simplificar el proceso de validación de documentos a nivel internacional, eliminando la necesidad de múltiples certificaciones por parte de diferentes autoridades.

Legalización

• Aplicabilidad: La legalización se requiere para documentos que van a ser utilizados en países que no son parte del Convenio de La Haya. En estos casos, el proceso de validación es más complejo y requiere varias etapas.
• Proceso: La legalización implica la certificación de la autenticidad del documento a través de una cadena de autenticaciones, comenzando por la autoridad local que emitió el documento, seguido por el Ministerio de Relaciones Exteriores del país de origen y finalmente por la embajada o consulado del país donde se va a utilizar el documento. Este proceso puede variar dependiendo de los requisitos específicos de cada país.
• Objetivo: Certificar la autenticidad de documentos para su uso en países no adheridos al Convenio de La Haya, a través de un proceso que implica múltiples validaciones por diferentes autoridades.

Proceso de Apostilla en Colombia

Foto: Captura de Pantalla Página Oficial de la Cancillería

El proceso para apostillar documentos en Colombia se ha simplificado gracias a los avances tecnológicos, permitiendo que parte del trámite se realice en línea. A continuación, se detallan los pasos generales para apostillar un documento:

1. Asegúrese que todos los documentos contengan nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas. La firma debe encontrarse registrada en la base de datos de este Ministerio de acuerdo con la Resolución 1959, Articulo 7, numeral 4. Verifique los requisitos que debe reunir, los cuales varían de acuerdo con el tipo de documento que va a apostillar o legalizar. Ingrese a la sección https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/requisitos, para ver toda la información.
2. Escanee o digitalice el documento que necesita apostillar o legalizar asegurándose que esté completo y sea legible por ambas caras, según el caso. El documento debe estar en formato PDF y no debe superar 11 Megabytes de peso. Solo se expide una apostilla o legalización por documento.
3. Cargue el archivo PDF en el sistema en:  https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx, despliegue el menú para escoger el tipo de documento que requiere apostillar o legalizar. En caso de no encontrar la opción que busca en la lista de documentos, elija en tipo de documento: “Documentos digitalizados” , Documento o entidad: “otros documentos” y siga las instrucciones. Tenga en cuenta que, por cada solicitud múltiple, puede cargar hasta 10 documentos, digitalizados en archivos PDF independientes.
4. Revise en su correo electrónico o en el sitio web, en la opción consulte su trámite: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx, el resultado del estudio de su documento y verifique que los datos estén correctos. El tiempo de respuesta de un trámite de apostilla o de legalización en estudio, dependerá del número de solicitudes en espera, sin superar el término máximo de tres (3) días hábiles.
5. Cancele el valor correspondiente al trámite que lleva a cabo. Después de realizar el pago de $36.000 para la Apostilla y $ 25.000 para la Legalización, no habrá lugar a corrección o devolución.

Si elige como medio de pago Banco GNB Sudameris o Servibanca la referencia que le arroja en sistema para pagar se vence el mismo día. Si necesita liquidar de nuevo el pago, ingrese al siguiente enlace con el número de la solicitud que comienza por “52” y el correo electrónico con que registro la solicitud: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx

6. Su Apostilla o Legalización podrá ser consultada en el siguiente enlace con el código alfanumérico y la fecha de expedición: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspxo llegará a su correo electrónico.

Así pues, la apostilla es un paso indispensable para aquellos que necesitan hacer uso de documentos colombianos en el extranjero, asegurando su validez y reconocimiento en los países miembros del Convenio de La Haya. Este trámite, que garantiza la autenticidad de los documentos a nivel internacional, es un pilar fundamental para la movilidad y el intercambio global.

La apostilla es un sello o certificación que se adhiere a documentos públicos para validar su autenticidad en el ámbito internacional.