Por Redacción
Hoy día las pequeñas empresas no están exentas de desafíos que tienen que superar por departamentos. Por ejemplo, uno de los más importantes es la gestión manual de los documentos corporativos, lo cual puede utilizar 30 % o más del tiempo laboral. Y esto ocurre en distintas áreas, como la de Recursos Humanos, Operaciones y Logística, entre otras.
Por esta razón, se hace imprescindible conocer algunas soluciones innovadoras que colaboren con la optimización del tiempo y ofrezcan otros beneficios para maximizar la productividad en las empresas.
¿Qué es Ricoh Smart Flow?
La solución ricoh smart flow consiste en una alternativa inteligente, escalable y accesible para las pequeñas y medianas empresas, la cual colabora con la recolección de datos para automatizar los flujos de trabajo. Esto permite optimizar muchas áreas laborales cuando se trata de consultar, almacenar y editar información corporativa.
Esta alternativa permite digitalizar los departamentos de una empresa mediante la transformación de las áreas que se consideran más críticas. Todo ello de acuerdo al tamaño del negocio.
¿Cómo funciona Ricoh Smart Flow para pequeñas empresas?
Con la adopción de esta solución digital puede empezar la transformación de la empresa. Esto significa que la organización tendrá la oportunidad de digitalizar los procesos informativos, así como gestionar, automatizar, colaborar, almacenar e integrar funciones interesantes a su plantilla operacional.
El principal objetivo de este sistema es optimizar las operaciones para aumentar la productividad de los colaboradores. De esa manera, se pueden enfocar en otros aspectos importantes dentro de la empresa, lo que ayuda a mejorar la evolución del negocio.
Principales desafíos de distintos departamentos empresariales
Los distintos departamentos dentro de las pequeñas y medianas empresas cuentan con necesidades diferentes que suelen necesitar de una solución que optimice los procesos operativos en distintos niveles. Por ejemplo:
Recursos humanos
Los responsables de este departamento suelen requerir espacio de trabajo para transformar el expediente del potencial empleado a digital y tenerlo listo en caso de ser contratado. Además, es común que se deba buscar información digital de manera eficiente y que requieran de sistemas para mejorar el control operacional digital.
El problema de este departamento es que los ejecutivos siguen empleando el papel para realizar actividades que se pueden digitalizar para maximizar el ahorro de tiempo. Así, en vez de tardar unos días en acceder a datos corporativos de diferentes empleados, el proceso se puede reducir sustancialmente.
Cuentas por pagar/cobrar
En este departamento también se tienen algunos desafíos, como procesos no estandarizados que terminan siendo actividades repetitivas porque no se adaptan a la modalidad de trabajo híbrido (si aplica). Además, aquí los responsables necesitan tiempo para encontrar información en documentos físicos antes de valorar las facturas.
Los ejecutivos que laboran en este departamento suelen gestionar manualmente los procesos. Y el problema es que pueden tardar hasta 20 minutos por factura, reduciendo la eficiencia en atender a cada cliente.
Operaciones
En el departamento de operaciones y logística los responsables suelen hacer tareas repetitivas de escaneo manual, acceder a documentos y contratos en forma digital; así como contar con un espacio físico amplio para almacenar documentos físicos.
El mayor desafío en este departamento es cumplir con los plazos de entrega y fabricación. Y parte de ello se debe a los flujos de trabajo que implican procesos manuales de papeleo que se deben gestionar.
Beneficios de Ricoh Smart Flow
Ahora bien, una vez que se conocen los desafíos de algunos de los principales departamentos empresariales, se mencionan algunos de los beneficios de Ricoh Smart Flow como una solución a muchos de ellos:
Recursos humanos
La solución de software inteligente es capaz de reducir el tiempo de contratación con firmas electrónicas. También mejora la accesibilidad a los expedientes digitales de manera segura. Inclusive, es capaz de mantener la productividad de los empleados si se trabaja de forma remota, ya que pueden acceder a los datos desde cualquier lugar con solo tener una PC o móvil y una conexión a Internet.
Cuentas por pagar/cobrar
En este departamento, Ricoh puede ofrecer varios beneficios, como la reducción del tiempo en los procesos del pago de facturas y cobranzas, mayor control de seguridad para acceder a los datos de los usuarios; así como agilizar los procesos de aprobaciones con firmas digitales, etc.
Operaciones
Ricoh Smart Flow es capaz de agilizar los procesos de aprobaciones mediante firmas electrónicas. Asimismo, mejora la accesibilidad a los documentos digitales escaneados y que se almacenan en la nube para imprimir facturas comerciales. Inclusive, el flujo de trabajo se puede automatizar y previene un alto porcentaje de errores humanos al ingresar los datos.
En conclusión, Ricoh Smart Flow es capaz de reducir la dependencia del papel físico para automatizar los procesos que requieren de documentos en diferentes sectores de un negocio. De esa manera, las actividades se vuelven más ágiles y seguras, lo que facilita el trabajo en cualquier oficina o, inclusive, desde diferentes lugares si la modalidad es remota.
